Nincs visszacsatolás, hogy amit mondasz mit vált ki a hallgatóságból, nem tudod, hogy érdeklődve és kíváncsian, vagy unottan és fáradtan vannak jelen a résztvevők.
A 2020-as év sokak számára valósággá tette a fenti rémálom szituációt, és valószínűleg az online térben való munka a jövőben egyre hangsúlyosabban lesz jelen, járványhelyzet ide vagy oda. Hogyan lehet az online tér által állított korlátok között jól működni, és hogyan lehet kihasználni a benne rejlő lehetőségeket? A 4T modell segít átkeretezni az erről való gondolkodást.
A 4T modell: tér, testbeszéd, tényezők, tempó
A sok éves rutin lehetővé teszi, hogy egy megbeszélést vagy tréninget kisebb idő ráfordítással jól elő lehet készíteni – kivéve, ha egyik napról a másikra megváltozik minden és újra kell építeni a gyakorlatunkat, szokásainkat. Ilyenkor érdemes visszamenni az alapokhoz, és jól lerakni a cölöpöket, amire aztán az egész működést építeni fogjuk. Az online térben eltolódnak a hangsúlyok, megváltozik a tér, a testbeszéd, más és sokszor több zavaró tényező adódik, van, ami sokkal gyorsabb lehet és van, ami kevésbé lesz gördülékeny.
Tér: a közös tér hiánya
A közös tér hiánya az egyik azonnal szembetűnő tényező online programok esetén: van aki az otthoni dolgozószobájában van, akad aki a konyhaasztalnál, megint más a gyerekszobában vagy a kanapén kuporog. A bizalom és megérkezés szempontjából van jelentősége a közös térnek, így ha fizikailag nem egy helyen vagyunk, mindenképp érdemes beépíteni a program elejére olyan elemeket, amivel valamilyen közös tér alakul ki – virtuálisan. És itt bátran lehet kísérletezni hibrid megoldásokkal: például, ha mindenki megmutat egy részt a saját teréből, azáltal máris közelebb érezhetjük magunkat a csapathoz.
Gyakorlat ötletek: a résztvevők tartsanak kis vagy nagy csoportban 1-2 perces körbevezetést abban a teremben, ahol vannak; hozzon oda mindenki egy számára kedves tárgyat és mutassa meg a többieknek; mindenki készítsen egy fotót az asztaláról, töltse fel egy közös platformra (például Jamboard vagy Padlet) és a többieknek ki kell találni, adott kép kihez tartozik.
Testbeszéd: van is meg nincs is
Az online megbeszéléseken és tréningeken általában ülve vesz részt mindenki, így lecsökken az a mennyiségű információ, amit a metakommunikációból ki tudunk olvasni. Ugyanakkor az arcokat sokkal közelebb látjuk, így erre nagyobb hangsúlyt tudunk fektetni, felerősödik a szem, az arc, a mimika és a fejhez kapcsolódó gesztusok. A szemkontaktust nehéz online értelmezni, mégis érdemes arra figyelni, hogy akkor tűnik valódinak a szemkontaktus, ha a kamerába nézünk, ekkor viszont nem látjuk a résztvevők arcát, ha pedig az ő arcukat nézzük a monitoron, nem úgy tűnik, mintha rájuk néznénk. Ezzel két dolgot is lehet kezdeni, egyrészt beszélni erről az elején, elmondani a résztvevőknek, hogy ez az online tér adottsága, megmutatni a különbséget és így oldani az ezzel kapcsolatos feszültséget. A másik megoldás pedig ha kicsit távolabb ülünk a monitortól, így sokkal kevésbé feltűnő az, hogy nem tudunk szemkontaktus tartani.
Gyakorlat ötletek: ha már közelről látjuk az arcokat, lehet vele dolgozni, például megkérni a résztvevőket, hogy egy arckifejezéssel jelezzék, ahogyan érkeztek, vagy ahogy érzik magukat. Az könnyen megoldható, hogy a résztvevők a kezüket használják egy-egy gyakorlat során, így ezt is érdemes kihasználni: kézmozdulattal jelezhetik a hangulatukat, figyelem és koncentrációs gyakorlatként, energizálóként lehet karmesterként kézmozdulatokat utánozni, illetve skálaként használva a képet lehet a kezünk feltartásával, magasra emelésével vagy éppen mélyre leengedésével jelezni, hogy valami mennyire tetszik nekik.
Tényezők: a zavaró tényezők tobzódása
Az online térben a figyelem nagyon könnyen elkalandozik: pittyen a Facebook, felugrik egy új levél, rákattintunk egy linkre és onnan még öt másikra, csak egy üzenetre válaszolunk, amiről eszünkbe jut még két dolog, amit fel kell írni – és máris eltelt 40-50 perc, amíg egyáltalán vagy nagyon kevés dologra tudtunk figyelni. És ezek csak az online tényezők, e mellett ott van még egy csomó lokális tényező: ugat a kutya, sír a gyerek, csenget a futár, beszélgetnek a kollégák, felújítás megy a szomszédban és közben a szemünk előtt áll az összehajtogatásra váró ruhakupac. Itt érdemes kétfelé választani a zavaró tényezőket: amire van hatásunk, és amire nincs (vagy csak nagy erőfeszítés árán). Amire van ráhatás, arra nyilván érdemes hatni: például, ha valaki nem beszél, akkor némítsa le magát, hogy a többieket ne zavarja a háttérzaj; ha valaki tudja, hogy sokat fog otthonról dolgozni, akkor teremtsen ahhoz megfelelő környezetet, legyen egy állandó kényelmes dolgozóasztal, székkel, és lehetőleg csendes, zavartalan helyen. Amire pedig nem lehet hatni, érdemes asztal fölé tenni és elfogadni: ha fel kell venni a gyereket, be kell engedni a futárt, ki kell engedni a kutyát, akkor jelezze az érintett, hogy hány percet vesz igénybe, némítsa le magát és intézze el, majd amikor zavartalanul vissza tud ülni a gép elé, akkor tegye meg azt. Sokkal jobb a transzparencia, mint a zavarosság és bizonytalanság!
Gyakorlat ötletek: a megbeszélés vagy tréning elején, ha rögzítjük a kereteket és szabályokat, mindenki számára egyértelmű lehet és ezáltal gördülékennyé és kiszámíthatóvá válik az adott folyamat. A csoportdinamikát szem előtt tartva nem érdemes hosszú, egyhangú részeket tervezni, hanem maximum 8-10 percenként valamilyen interakciót (kérdést, gyakorlatot, feladatot, videót, képet, zenét, mozgást) megvalósítani.
Tempó: padlógáz és satufék
Az online térben egész más tempó működik, mint a személyes megbeszéléseken, ezért a megszokott módszerek olyan hatást kelthetnek, mint amikor vezetés közben hirtelen gyorsítunk vagy váratlanul lassítunk. Ez egyrészt idővel, másrészt pedig összecsiszolódással javulni tud: ha egy csapat rendszeresen találkozik, megismerik egymás ritmusát és stílusát, és sokkal gördülékenyebbé válik a közös munka. Az online térben felerősödik a facilitátor szerepe: a világos keretek, jól működő szabályok, a megfelelő dinamikájú gyakorlatok és a következetes vezetés kiszámítható és gördülékeny tempót eredményeznek.
Gyakorlat ötletek: a megbeszélések és tréningek keretezése kiszámíthatóságot visz a folyamatba, például körkérdések vagy nagyobb csoport esetén páros beszélgetések beépítésével. A nyitó körkérdésekben arra érdemes rákérdezni, hogy ki hogyan érkezett, mit vár vagy remél a megbeszéléstől, vagy éppen hogy mitől lenne neki hasznos és eredményes. A záró körkérdésekben a tanulságokra, felismerésekre érdemes rákérdezni, illetve arra, hogy ki mit visz el magával az adott programról.
Azt nem tudjuk, meddig fog még tartani a pandémia és az ebből fakadó korlátozások, melyek a személyes megbeszélésekre, tréningekre, workshopokra kihatnak, de az biztos, hogy soha többet nem lesz ugyanolyan az ezzel kapcsolatos hozzáállás, gyakorlat – érdemes arra készülni, hogy az online tér a jövőben folyamatosan hangsúlyos lesz, és ehhez mérten felkészíteni a vezetőket, munkatársakat arra, hogy kihasználják az ebből fakadó lehetőségeket.
